Optimaal telefonisch bereikbaar tijdens de feestdagen in 4 stappen

1. Openingstijden en kalender

Via de kalender stel je per servicenummer in op welke tijdstippen je bedrijf telefonisch bereikbaar is en wanneer juist niet. De bereikbaarheid kun je periodiek instellen, op basis van de dag van de week. Daarnaast kun je alternatieve openingstijden opgeven voor bijvoorbeeld feestdagen. Voor beide situaties (open en gesloten) stel je een andere welkomsttekst in.

Zoek je een maatwerk-oplossing? Ook dan kunnen we je helpen

2. Telefonische welkomstboodschap

Is het bedrijf tijdens de feestdagen gesloten, maar is er wel een telefonische storingsdienst aanwezig? Combineer de welkomsttekst dan met een menu. Je speelt dan de volgende welkomsttekst af: “In verband met de feestdagen zijn wij op 25 en 26 december en 1 januari alleen bij storingen bereikbaar. Wilt u een storing doorgeven? Druk dan op 9”. De toets ‘9’ koppel je vervolgens aan het telefoonnummer van de storingsdienst. 

3. Menu met gespreksroutering

Zijn er minder medewerkers aanwezig op de administratie? Dan kan het lang duren voordat iemand een binnenkomend gesprek beantwoordt. Dat is niet erg klantvriendelijk. De functie “Eindbestemming naar meerdere uitwijknummers” biedt de oplossing. Een beller wordt dan doorgeschakeld naar een ander telefoonnummer als het oorspronkelijke nummer niet wordt opgenomen of in gesprek is. Is je collega op de administratie onbereikbaar? Dan schakelt het gesprek automatisch door naar een andere collega. Misschien kan deze collega de beller niet direct helpen, maar iemand staat wel je klant te woord en eventueel kan hij later teruggebeld worden. Je kunt verschillende alternatieve nummers opgeven, die één voor één gebeld worden. Als een van deze telefoonnummers een mobiel nummer is, is het verstandig de voicemail hiervan uit te zetten. Beantwoordt de voicemail het gesprek, dan wordt het volgende nummer in de reeks alternatieve telefoonnummers niet meer gebeld.

De functie “Voice2email” stuurt het voicemailbericht automatisch door naar een e-mailadres

4. Voicemail naar e-mail

Kan een gesprek echt niet aangenomen worden, dan kan de beller een voicemailbericht inspreken. De functie “Voice2email” stuurt het voicemailbericht automatisch door naar een e-mailadres. Zo ben je meteen op de hoogte van een gemist gesprek en kun je deze persoon terugbellen.

De bovenstaande scenario’s zijn in de meeste gevallen heel eenvoudig en zonder kosten te realiseren. Neem contact met ons op en we helpen je graag verder. Zoek je een specifieke oplossing in combinatie met je servicenummer? Ook dan kunnen we je helpen. Tegen slechts een kleine vergoeding leveren we maatwerkoplossingen. We vertellen je graag wat voor jou de mogelijkheden zijn om optimaal bereikbaar te zijn. Zo mis je ook tijdens de feestdagen geen gesprekken en dus geen orders meer!